Toplu kurumsal hediye siparişi, tek bir ürün almaktan farklı bir iştir. Adet yüksektir, teslim tarihi sabittir ve genellikle bir etkinliğe bağlıdır. Bu yazıda siparişi adım adım nasıl planlayacağınızı, hangi bilgileri ne zaman hazırlamanız gerektiğini yazdık.
Seçeneklere göz atmak isterseniz kurumsal hediye koleksiyonu sayfasında hazır kutuların tamamı var.
1. Adet ve bütçeyi belirleyin
İlk adım ürün seçmek değil, kaç kişiye gideceğini yazmaktır. Adet belli olmadan ne fiyat netleşir ne de hazırlık süresi.
Bütçeyi kişi başı değil toplamdan kurmak daha pratiktir. Toplam bütçe ve adet belliyse, ikisinin bölümü size hangi ürün grubuna bakacağınızı söyler. Adedin sonradan artması mümkündür; ancak üretim planı kurulduktan sonra eklenen her kutu teslim tarihini etkileyebilir, bu yüzden tahmini değil kesin sayıyı vermek gerekir.
2. Teslim tarihini geriye doğru sayın
Kurumsal hediyede tarih bir etkinliğe bağlıdır: yılbaşı yemeği, bayram, açılış, 8 Mart. Doğru yöntem o tarihten geriye saymaktır.
Yoğun dönemlerde (Kasım–Aralık, bayram öncesi) en az dört hafta önceden sipariş vermek, istediğiniz günü seçebilmenizi sağlar. Sakin dönemlerde bu süre kısalır, ancak çok adresli gönderimlerde adres listesinin hazırlanması da zaman aldığı için erken başlamak her durumda işe yarar.
3. Adres listesini eksiksiz hazırlayın
Çok adresli gönderimlerde en çok vakit kaybettiren şey eksik adreslerdir. Her satırda şunlar olmalıdır:
- Alıcının adı ve soyadı
- Telefon numarası
- İl, ilçe, mahalle
- Sokak, kapı numarası, kat ve daire
- Kurumsal adreslerde şirket adı ve birim
Telefon numarası en kritik alandır; kurye kapıda ulaşamadığında aradığı numara odur. Numarası olmayan satırlar teslimatı geciktirir.
4. Kart mesajını yazın
Kutu ne kadar iyi olursa olsun, kartı boş giden hediye eksik kalır. Her siparişte mesaj kartı alanı bulunuyor; yazdığınız metin kutuya basılı gider.
Tek bir mesaj tüm listeye gidebilir ya da gruplara göre farklı mesajlar yazılabilir. İkinci yol daha iyi sonuç verir ama listeyi hazırlarken mesajın hangi satıra gideceğini de belirtmeniz gerekir.
5. Logo baskısı gerekiyorsa ayrıca planlayın
Logo baskılı kutular, standart kutulardan daha uzun hazırlık ister. Baskı yapılacaksa bunu siparişin en başında söylemek gerekir; sonradan eklenen baskı isteği teslim tarihini değiştirir.
Ayrıntılar için logo baskılı kurumsal çikolata yazısına bakabilir, hazır seçenekler için kurumsal çikolata sayfasını inceleyebilirsiniz.
6. Fatura bilgilerini sipariş anında verin
Şirket bilgilerinizi sipariş sırasında iletmeniz durumunda fatura şirket adına düzenlenir. Muhasebenin isteyeceği bilgileri sipariş sonrasında toplamak, ödeme sürecini uzatan en yaygın sebeptir.
7. Teslimat şeklini seçin
İstanbul ve Ankara içinde kendi kuryelerimizle, seçtiğiniz gün ve saat aralığında teslim ediyoruz. Ofis adreslerine mesai içinde, ev adreslerine akşam aralığında göndermek teslim oranını yükseltir.
Diğer illere kargo ile gönderiyoruz; kargoya veriliş tarihini sipariş sırasında siz seçiyorsunuz. Dilerseniz siparişi mağazadan da teslim alabilirsiniz.
8. Teslimattan sonra takip edin
Gönderim yapıldıktan sonra siparişin durumunu sipariş takibi sayfasından izleyebilirsiniz. Çok adresli gönderimlerde teslim edilemeyen adresler olursa alıcıyla iletişime geçip yeniden planlıyoruz.
Ödeme ve onay süreci
Kurumsal siparişlerde ödeme çoğu zaman tek bir kişinin kararı değildir. Onay zincirini baştan bilmek, teslim tarihini kaçırmamanın en kolay yoludur.
Pratik yaklaşım: teklifi aldıktan sonra onay için gereken süreyi de takvime eklemek. Dört haftalık bir planda onay bir haftayı buluyorsa, gerçekte üç haftanız var demektir.
Tek fatura mı yoksa departmanlara ayrılmış faturalar mı isteneceği de baştan netleşmelidir; sonradan bölünen faturalar muhasebe tarafında ek işlem yaratır.
Birden fazla teslim tarihi
Bazı siparişler tek güne sığmaz. Farklı şehirler, farklı etkinlikler ya da kademeli dağıtım söz konusu olabilir.
Bu durumda listeyi teslim tarihine göre gruplamak en pratik yöntemdir. Her grup kendi tarihiyle planlanır; tek bir sipariş gibi görünse de arka planda ayrı ayrı hazırlanır. Listeyi gönderirken hangi satırın hangi tarihe ait olduğunu belirtmeniz yeterli.
Kim neyi hazırlıyor?
Toplu siparişte iş çoğu zaman birkaç kişiye dağılır ve en sık yaşanan gecikme, kimin neyi hazırlayacağının belirsiz kalmasından çıkar.
Tipik dağılım şöyledir: adet ve bütçe yöneticide, adres listesi insan kaynaklarında ya da satışta, kart metni iletişimde, fatura bilgileri muhasebede. Dördü de siparişten önce tamamlanmalıdır.
Pratik yöntem, siparişi tek bir kişinin sahiplenmesidir. O kişi diğer üç kalemi toplar ve tek elden iletir; böylece eksik bilgi geri dönüşleri ortadan kalkar.
Bütçe aşımını önlemek
Toplu siparişte bütçe genellikle üç yerden taşar.
Adet artışı. Liste büyüdükçe toplam da büyür. Baştan bir üst sınır belirlemek ve listeyi ona göre kapatmak gerekir.
Sonradan eklenen baskı. Baskı kararı en başta verilmeli; sipariş kesinleştikten sonra eklenmesi hem maliyeti hem süreyi değiştirir.
Teslimat. Çok adresli gönderimlerde teslimat kalemi hafife alınır. Kargo illeri ve şehir içi gönderim ayrı hesaplanmalıdır.
Örnek zaman çizelgesi
Elli kişilik bir ekibe yılbaşı hediyesi gönderildiğini varsayalım. Teslim tarihi 26 Aralık ise takvim şöyle kurulur:
- 4 hafta önce: Adet ve bütçe kesinleşir, ürün seçilir, teklif alınır.
- 3 hafta önce: Logo baskısı yapılacaksa dosya gönderilir. Adres listesi toplanmaya başlanır.
- 2 hafta önce: Adres listesi tamamlanır, kart mesajı yazılır, sipariş kesinleşir.
- 1 hafta önce: Kargo illerine gönderim yola çıkar.
- Teslim günü: İstanbul ve Ankara içi kurye teslimatı, seçilen saat aralığında.
Sakin dönemlerde bu çizelge kısalır; ancak adres listesi toplama adımı her zaman tahmin edilenden uzun sürer.
Sık yapılan hatalar
Adedi tahmin olarak vermek. "Yaklaşık elli kişi" ile "elli iki kişi" arasındaki fark, üretim planı kurulduktan sonra teslim tarihini değiştirebilir.
Adres listesini son güne bırakmak. Özellikle ev adresleri toplanırken geri dönüşler yavaştır. Liste hazır olmadan sipariş kesinleşmez.
Kart mesajını atlamak. Kutu ne kadar iyi olursa olsun kartsız giden hediye kimden geldiği belirsiz bir paket olur.
Teslim saatini düşünmemek. Ofis adresine akşam, ev adresine öğlen gönderim yapmak teslim edilememiş paket demektir.
Fatura bilgilerini sonraya bırakmak. Ödeme sürecini uzatan en yaygın sebep budur.
Kontrol listesi
- Toplam adet kesinleşti
- Teslim tarihi etkinlikten geriye sayıldı
- Adres listesi telefon numaralarıyla hazır
- Ofis ve ev adresleri için ayrı saat aralıkları belirlendi
- Kart mesajı yazıldı
- Logo baskısı gerekiyorsa baştan bildirildi
- Fatura için şirket bilgileri hazır
Sık sorulan sorular
Siparişi verdikten sonra adet artırabilir miyiz?
Mümkün, ancak üretim planı kurulduktan sonra eklenen kutular teslim tarihini etkileyebilir. Artış ihtimali varsa baştan söylemek en iyisi.
Tek faturada mı kesiliyor?
İstediğiniz gibi. Tek fatura ya da gruplara ayrılmış faturalar mümkün; sipariş sırasında belirtmeniz yeterli.
Teslim edilemeyen adresler ne oluyor?
Alıcıyla iletişime geçip yeniden planlıyoruz. Durumu sipariş takibi sayfasından da izleyebilirsiniz.
Devamı
Kime ne gönderileceğine henüz karar vermediyseniz kurumsal hediye fikirleri rehberi alıcı gruplarına ve bütçelere göre seçenekleri topluyor.
Hazır kutular için kurumsal hediye koleksiyonu sayfasına bakabilir, adet ve tarih planlaması için teklif formu üzerinden yazabilirsiniz.
